Meetings, die auch eine E-Mail hätten sein können? Willkommen in der Realität.

Meetings sind wie Kuchenbuffets – zu viele, zu lange, und am Ende ist man nicht wirklich satt. Mal ehrlich, wie oft sitzt du in einem Meeting und denkst dir: „Warum bin ich hier?“ oder schlimmer noch: „Hätte das nicht einfach eine E-Mail sein können?“

Moderne Führung bedeutet, Meetings nicht einfach als Ritual zu betrachten, sondern sie gezielt, effizient und interaktiv zu gestalten. Und manchmal bedeutet es auch, sie einfach ganz zu streichen. Denn nicht jedes Thema braucht ein einstündiges Palaver.

4 Prinzipien für Meetings, die wirklich Sinn machen:

👉 Klare Agenda – in einem Satz. Meetings ohne klares Ziel sind wie Roadtrips ohne Navi – du landest irgendwo, nur nicht da, wo du hinwolltest. Statt einer 10-Punkte-Liste: Formuliere die Agenda als eine Frage. So bleibt der Fokus erhalten, und niemand schweift in epische Monologe ab. Eine klare Agenda hilft nicht nur dabei, das Ziel des Meetings festzulegen, sondern signalisiert den Teilnehmenden auch, worauf sie sich vorbereiten sollen. Das reduziert unnötige Diskussionen und sorgt für eine effiziente Zeitnutzung. Tipp: Die Agenda am besten vorab an alle Beteiligten schicken, damit sich jede*r vorbereiten kann.

👉 Klare Teilnehmenden-Liste – weniger ist mehr. Die halbe Abteilung muss nicht dabei sein, nur weil das Meeting „offen für alle“ ist. Jede Person braucht eine klare Rolle. Faustregel: 5-7 Leute – mehr bringt Chaos, weniger bringt Effizienz. Wenn jemand keinen aktiven Beitrag leisten kann oder nicht unmittelbar betroffen ist, reicht oft eine kurze Zusammenfassung im Anschluss. Tipp: Überlege bei jeder Einladung: „Trägt diese Person aktiv zur Lösung oder Entscheidung bei?“ Falls nicht, könnte eine E-Mail oder eine kurze Abstimmung ausreichen.

👉 Keine Monologe – Meetings sind keine Vorlesungen. Wenn eine Person 80 % der Zeit redet, ist das kein Meeting, sondern ein Podcast. Stattdessen: Kurze Impulse, gezielte Fragen, aktive Beteiligung. Falls es doch zum Redemarathon ausartet: Timeboxen setzen, Wortmeldungen steuern. Meetings sollten eine Plattform für konstruktiven Austausch sein. Eine einfache Regel: Jede*r im Raum sollte mindestens einmal zu Wort kommen. Falls nur wenige sprechen, hilft es, aktiv Fragen zu stellen oder eine Runde mit kurzen Statements einzuführen. Tipp: Nutze das „Round Robin“-Prinzip – jede Person gibt in max. 60 Sekunden ihre Meinung ab.

👉 Verbindliche Next Steps – kein „Schön, dass wir drüber geredet haben.“ Meetings ohne Ergebnisse sind verschwendete Zeit. Jedes Meeting endet mit klaren Aufgaben: Wer macht was bis wann? Am besten direkt in den Chat, ins Whiteboard oder ein Protokoll – damit nichts in Vergessenheit gerät. Tipp: Beende jedes Meeting mit einer Action-Item-Runde, in der jede*r Beteiligte seine nächsten Schritte nennt. Das sorgt für Klarheit und Verbindlichkeit.

Alternativen zur Meeting-Kultur: Muss das wirklich ein Meeting sein?

Bevor du das nächste Meeting ansetzt, frag dich: Gibt es eine smartere Lösung?

✅ Asynchrone Kommunikation: Tools wie Slack, MS Teams oder Confluence ermöglichen Diskussionen, ohne dass alle zur gleichen Zeit verfügbar sein müssen. ✅ Kurze Video-Updates: Eine 3-Minuten-Video-Zusammenfassung spart oft eine Stunde Meeting-Zeit. ✅ Stand-up-Meetings: Max. 15 Minuten, alle bleiben stehen – hilft ungemein, um Dinge auf den Punkt zu bringen. ✅ No-Meeting-Days: Ein Tag pro Woche, an dem keine Meetings erlaubt sind – für echte Fokuszeit.

Diese Themen diskutieren wir auch in unserem Leadership-Programm mit Führungskräften. Denn weniger Meetings bedeuten mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Strategie, Innovation und motivierte Teams.

💡 Was sind deine besten Meeting-Hacks? Schreib’s in die Kommentare!