2025 hält für HR-Manager:innen eine Vielzahl von Änderungen bereit. Wer hier den Überblick behält, spart Zeit, Nerven und am Ende auch Kosten. Die wichtigsten Neuerungen drehen sich um Bürokratieabbau, Mindestlohn und steuerliche Erleichterungen. Was Du konkret tun musst, um rechtlich sauber durch das neue Jahr zu kommen? Hier die Details:
1. Weniger Papier, mehr digital – das Bürokratieentlastungsgesetz IV
Das Jahr startet mit einem längst überfälligen Schritt Richtung Digitalisierung. Arbeitsverträge, Zeugnisse und Co. dürfen ab sofort digital übermittelt werden – lästige Papierberge ade! Doch bevor Du jetzt alles scannen und versenden, bedenke: In Branchen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit bleibt die Papierform Pflicht. Und wenn ein Mitarbeiter den Nachweis seiner Arbeitsbedingungen schriftlich anfordert, musst Du den Drucker doch wieder anschmeißen.
Was ebenfalls digitalisiert wird: Die Pflicht, Vorschriften wie das Jugendarbeitsschutzgesetz auszuhängen. Einfach per Intranet oder Mitarbeiterportal veröffentlichen – fertig. Das spart Aufwand und schafft Platz an den schwarzen Brettern.
Ein zusätzlicher Bonus für Unternehmen: Die Aufbewahrungsfristen werden von zehn auf acht Jahre verkürzt. Weniger Akten im Keller, mehr Fokus auf das Wesentliche.
2. Mindestlohn und Minijobs – neue Spielregeln
Ab dem 1. Januar 2025 steigt der Mindestlohn auf 12,82 Euro pro Stunde. Was auf den ersten Blick nach einer simplen Anpassung aussieht, hat größere Folgen – besonders für Minijobber. Die Verdienstgrenze wird auf 556 Euro angehoben. Klingt gut, birgt aber Risiken: Wer bislang zwischen 538 und 556 Euro verdient hat, könnte plötzlich als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer eingestuft werden.
Was tun?👉 Überprüfe bestehende Arbeitsverträge!👉 Passe die Stundenanzahl an, damit Deine Minijobber in der 556-Euro-Grenze bleiben.
Auch im Midijob-Bereich gibt es Anpassungen. Der Übergangsbereich liegt nun bei 556,01 Euro bis 2.000 Euro. Damit verbunden bleibt die Pflicht zur genauen Arbeitszeiterfassung. Nutze digitale Tools, um hier auf der sicheren Seite zu bleiben.
3. Sachbezüge – neue Werte, neue Chancen
Die Sachbezugswerte steigen 2025 ebenfalls. Für viele Unternehmen bedeutet das: Mehr Spielraum bei steuerfreien Zuschüssen.
Unterkunft: 282 Euro pro Monat
Verpflegung: 333 Euro pro Monat (2,30 Euro für Frühstück, 4,40 Euro für Mittag-/Abendessen)
Essenszuschuss: Der steuerfreie Zuschuss steigt auf 7,50 Euro je Arbeitstag.
Mitarbeiter können also künftig mehr profitieren – und das ganz ohne zusätzliche Lohnsteuerbelastung. Vorausgesetzt, Du setzt die neuen Werte rechtzeitig um.
4. Sozialversicherung – einheitliche Grenzen, weniger Bürokratie
Die Rechtskreistrennung zwischen alten und neuen Bundesländern wird endlich abgeschafft. Ab Januar 2025 gelten bundesweit einheitliche Beitragsbemessungsgrenzen.
Was bleibt?
Krankenversicherung: Beitragssatz weiterhin 14,6 % plus Zusatzbeitrag (durchschnittlich 2,5 %)
Rentenversicherung: 18,6 %
Arbeitslosenversicherung: 2,6 %
Pflegeversicherung: 3,6 % (+0,6 % Zuschlag für Kinderlose ab 23 Jahren)
Ein wichtiger Punkt: Die Jahresarbeitsentgeltgrenze – also der Schwellenwert, ab dem Mitarbeiter:innen von der gesetzlichen in die private Krankenversicherung wechseln können – steigt auf 73.800 Euro jährlich.
Für Dich bedeutet das:👉 Prüfe, welche Mitarbeiter von diesen Änderungen betroffen sind.👉 Passe die Abrechnungsprozesse entsprechend an.
5. Mitarbeitergeschenke und Betriebsveranstaltungen – steuerlich clever nutzen
Mitarbeitergeschenke bleiben auch 2025 ein beliebtes Mittel zur Mitarbeitermotivation. Doch hier gibt es Grenzen:
Geschenke bis 60 Euro zu persönlichen Anlässen bleiben steuerfrei.
Weihnachtsgeschenke im Rahmen von Betriebsfeiern können bis zu 110 Euro pro Person steuerfrei bleiben – allerdings nur zweimal im Jahr.
Der Bundesfinanzhof hat zudem klargestellt, dass Betriebsveranstaltungen auch dann anerkannt werden, wenn sie nur einer bestimmten Gruppe von Mitarbeitern (z. B. Führungskräften) offenstehen. Das gibt Unternehmen mehr Flexibilität bei der Planung von Events.
6. Wachstumschancengesetz – Steuererleichterungen für Unternehmen
Auch das Wachstumschancengesetz bringt einige interessante Neuerungen. Besonders relevant für HR:
Verpflegungspauschale: Für Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind und im Fahrzeug übernachten, steigt die Pauschale auf 9 Euro pro Kalendertag.
Elektrofahrzeuge: Für die private Nutzung eines betrieblichen Elektrofahrzeugs mit einem Bruttolistenpreis bis 95.000 Euro ist nur noch ein Viertel der Bemessungsgrundlage anzusetzen.
Gut vorbereitet ins Jahr 2025
Der Jahreswechsel bringt viele Änderungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit sich – einige entlasten, andere erfordern Anpassungen. Wer als HR-Manager die Neuerungen frühzeitig berücksichtigt, vermeidet unnötigen Stress und bleibt rechtlich auf der sicheren Seite.
Nutze digitale Lösungen, um Prozesse zu vereinfachen und den Überblick zu behalten. Denn eines ist klar: Die Bürokratie bleibt – sie wird nur digitaler.
Gerne unterstützen wir Dich bei Deinen Aufgaben. Melde Dich einfach per Mail bei uns an: sales@herol-consulting.com
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